【 ဆောင်းပါး 】 “တာဝန်လွှဲအပ်ရမယ့်သူကို ဘယ်လိုရွေးချယ်ရမလဲ”
“အသေးအမွှားလေးတွေကို မှန်ကန်စေချင်ရင် ကိုယ်တိုင်လုပ်ပါ။ကြီးကျယ်ခမ်းနားတဲ့ အရာတွေကိုလုပ်ပြီး ကြီးမားတဲ့ အကျိုးသက်ရောက်မှုကို လိုချင်ရင် လွှဲအပ်ဖို့ သင်ယူပါ။"
(John C Maxwell)
တာဝန်ခွဲဝေဆောင်ရွက်နိုင်ခြင်းဟာ အရေးကြီးတဲ့ ခေါင်းဆောင်မှုအရည်အချင်းတစ်ရပ်လည်းဖြစ်ပါတယ်။ကောင်းမွန်စွာ တာဝန်လွှဲအပ်ဆောင်ရွက်နိုင်မယ်ဆိုရင် ခေါင်းဆောင်အတွက် ကြီးမားတဲ့ အကျိုးရလဒ်ရမှာဖြစ်သလို လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းအတွက်ပါ ကောင်းမွန်တဲ့ တိုးတက်မှုများကို ရရှိလာမှာဖြစ်ပါတယ်။ကောင်းမွန်ထိရောက်တဲ့ တာဝန်ခွဲဝေဆောင်ရွက်ခြင်း၊ တာဝန်လွှဲအပ်ခြင်းဟာ လက်အောက်ဝန်ထမ်းများအပေါ် တာဝန်လွှဲပေးရုံသက်သက်ထက် အများကြီးပိုပါတယ်။အများကြီးအဓိပ္ပါယ်ရှိပါတယ်။တာဝန်ခွဲဝေဆောင်ရွက်ခြင်း တာဝန်လွှဲအပ်ခြင်းဆိုတာဟာ လူများကို သူတို့ရဲ့ကိုယ်ပိုင်ရှာဖွေခွင့်ကို ပေးခြင်းလည်းဖြစ်ပါတယ်။ကိုယ့်ဝန်ထမ်းတွေကို တန်ဖိုးထားရာလည်းရောက်ပါတယ်။အဖွဲ့အစည်းအတွင်းမှာရှိတဲ့ ဝန်ထမ်းများရဲ့ ကျွမ်းကျင်မှုအရည်အသွေး၊ လုပ်ရည်ကိုင်ရည်နဲ့ စွမ်းဆောင်နိုင်မှု၊ တာဝန်ယူနိုင်မှုအရည်အသွေးများကို မြှင့်တင်ပေးရာလည်း ရောက်ပါတယ်။
ခေါင်းဆောင်မန်နေဂျာတစ်ဦးအနေနဲ့ ရှိသမျှလုပ်ငန်းအားလုံးကို မိမိတစ်ဦးထဲ သိမ်းကြုံးဆောင်ရွက်ဖို့ဆိုတာ မဖြစ်နိုင်ပါ။မိမိလက်အောက်ဝန်ထမ်းများကို တာဝန်ခွဲဝေအပ်နှင်းဖို့၊ လုပ်ပိုင်ခွင့်အာဏာ ခွဲဝေဆောင်ရွက်ဖို့ လိုပါတယ်။တာဝန်ခွဲဝေဆောင်ရွက်ခြင်း တာဝန်လွှဲအပ်ခြင်း (Delegation) ဖြင့် အလုပ်တွေ ပိုမိုပြီးမြောက်ပါတယ်။တာဝန်ခွဲဝေအပ်နှင်းခံရတဲ့ ဝန်ထမ်းများအတွက် အတွေ့အကြုံကောင်းတွေ ရလာနိုင်ပါတယ်။သိသင့် သိထိုက်တာတွေ ပိုသိလာပါမယ်။အရည်အသွေး ပိုမိုတိုးတက်မြင့်မားလာနိုင်ပါတယ်။ဆုံးဖြတ်ချက်တွေ ကောင်းကောင်းချမှတ်လာနိုင်တယ်။အခွင့်အလမ်းတွေရလာမယ်။ရာထူးတိုးဖို့ အလားအလာတွေ ဖြစ်လာနိုင်ပါတယ်။တာဝန်ခွဲဝေအပ်နှင်းပေးတဲ့ ခေါင်းဆောင် မန်နေဂျာအတွက်လည်း နေရာတကာ အသေးစိတ်လိုက်ပါနေစရာ မလိုတော့တဲ့အတွက် အချိန်ပိုတွေရလာမယ်။အရေးကြီးကိစ္စတွေ၊ မဟာဗျူဟာ ချမှတ်ရမယ့်ကိစ္စတွေမှာ အာရုံစူးစိုက်ဆောင်ရွက်လာနိုင်ပါတယ်။ပိုမိုကောင်းမွန်တဲ့ စဉ်းစားသုံးသပ်ချက်တွေ ချမှတ်လာနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။တာဝန်ခွဲဝေဆောင်ရွက်မယ့် တာဝန်တစ်ခုကို လွှဲအပ်တော့မယ်ဆိုရင်တော့ ကိုယ်တာဝန်လွှဲအပ်ရမယ့်သူကို ဂရုတစိုက်ရွေးချယ်ဖို့ လိုအပ်ပါလိမ့်မယ်။အကဲဖြတ်ဖို့ လိုအပ်ပါလိမ့်မယ်။
မန်နေဂျာများရဲ့ ၇၀%
တာဝန်ခွဲဝေအပ်နှင်းဆောင်ရွက်ခြင်းဖြင့် မန်နေဂျာရော အပ်နှင်းခံဝန်ထမ်းများပါ အကျိုးဖြစ်ထွန်းသော်လည်း အချို့မန်နေဂျာများဟာ တာဝန်ခွဲဝေ အပ်နှင်းဆောင်ရွက်ဖို့ ဝန်လေးနေလေ့၊ ခက်ခဲနေလေ့ ရှိကြပါတယ်။လေ့လာမှုစစ်တမ်းများရဲ့အဆိုအရ “၇၀ % သော မန်နေဂျာများဟာ တာဝန်ခွဲဝေအပ်နှင်းဆောင်ရွက်ဖို့ တာဝန်လွှဲအပ်ဖို့ ဝန်လေးနေလေ့၊ ခက်ခဲနေလေ့ရှိကြတယ်” လို့ သိရပါတယ်။
ဝန်လေးနေရတဲ့ အကြောင်းတွေ
မန်နေဂျာရော အပ်နှင်းခံဝန်ထမ်းများပါ အကျိုးဖြစ်ထွန်းသော်လည်း အချို့မန်နေဂျာများဟာ တာဝန်ခွဲဝေအပ်နှင်းဆောင်ရွက်ဖို့ ဝန်လေးနေလေ့၊ ခက်ခဲနေလေ့ ရှိကြပါတယ်။မန်နေဂျာတွေ ဘာကြောင့် တာဝန်ခွဲဝေအပ်နှင်းဆောင်ရွက်ဖို့ ဝန်လေးနေလေ့ရှိသလဲဆိုတဲ့ အကြောင်းလေးတွေရှိပါတယ်။ပထမအကြောင်းတစ်ချက်က အလုပ်တွေကို ရှင်းပြနေရတာ အချိန်ကြာတယ်။ကိုယ်တိုင်လုပ်လိုက်တာမှ ပိုမြန်ပါဦးမယ်လို့ တွေးတတ်ကြလို့ဖြစ်ပါတယ်။ဒုတိယအချက်က အရေးကြီးတဲ့ကိစ္စတွေမို့ ငါကိုယ်တိုင်လုပ်မှဖြစ်မယ်လို့ ခံယူကြလို့လည်း ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။သူများကို တာဝန်ခွဲပေးရမှာထက် ကိုယ်တိုင်လုပ်ရမှာကို ပိုကြိုက်လို့လည်း ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။နောက်တစ်ချက်က အခြားသူကို တာဝန်ပေးလိုက်ရင် ကိုယ့်မှာအပြစ်ရှိသလို မလုံမလဲဖြစ်တာကြောင့်လည်း ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။ငါမရှိလို့ မဖြစ်ဘူး။ဒီအလုပ်က ငါကိုယ်တိုင်လုပ်မှဖြစ်မှာ။“လုပ်နိုင်တဲ့သူက ငါပဲရှိတာ” လို့ တွေးတတ်ကြတာကြောင့်လည်းဖြစ်ပါတယ်။
တကယ်တော့ အလုပ်တာဝန်ကို ထိထိရောက်ရောက် ခွဲဝေအပ်နှင်းဆောင်ရွက်ခြင်းဟာ အကျိုးကျေးဇူးများစွာ ဖြစ်ထွန်းစေပါတယ်။သုတေသနရလဒ်များရဲ့ အဆိုအရ “အမှုဆောင်အရာရှိချုပ် CEO တစ်ဦးဟာ အလုပ်တာဝန်များကို ထိထိရောက်ရောက် ခွဲဝေဆောင်ရွက်ခြင်းဖြင့် လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းရဲ့ဝင်ငွေ (Revenue) ၃၃ % ပိုမိုရရှိတယ်” လို့ သိရပါတယ်။အလုပ်တာဝန်တွေကို ခွဲဝေအပ်နှင်းဆောင်ရွက်ခြင်းဖြင့် CEO ဟာ အချိန်ပိုရပြီး ကုမ္ပဏီတိုးတက်ဖို့ အမြတ်အစွန်းများများရဖို့ အရေးကြီးတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်တွေ၊ မဟာဗျူဟာကိစ္စရပ်တွေမှာ အာရုံစိုက်ဆောင်ရွက်နိုင်ခဲ့လို့ဖြစ်ပါတယ်။
ရှစ်ဆယ် နှစ်ဆယ် စည်းမျဉ်း
မန်နေဂျာအနေနဲ့ အလုပ်တာဝန်များကို ခွဲဝေအပ်နှင်းတဲ့အခါမှာ အလုပ်တိုင်းကို ခွဲဝေစရာမလိုပါ။ဘယ်အလုပ်တွေကိုတော့ ခွဲဝေပေးရမယ်၊ ဘယ်အလုပ်တွေကတော့ ခွဲဝေပေးစရာမလိုဆိုတာကိုတော့ ကောင်းစွာသိရမှာဖြစ်ပါတယ်။ဘယ်အလုပ်တွေကို ခွဲဝေပေးသင့်သလဲဆိုတော့ “ရှစ်ဆယ် နှစ်ဆယ် စည်းမျဉ်း” “80:20 Principles” ဆိုတာ ရှိပါတယ်။အဓိကနဲ့ သာမညကို ဆိုလိုပါတယ်။အရေးကြီး အဓိကကျတဲ့ နှစ်ဆယ်ရာခိုင်နှုန်းသော လုပ်ရပ်တွေက ရှစ်ဆယ်ရာခိုင်နှုန်းသော ရလဒ်တွေကို ပေးပါတယ်။ဥပမာအားဖြင့်ဆိုရရင် ဗျူဟာသတ်မှတ်ခြင်းဆိုင်ရာကိစ္စများ၊ စွမ်းဆောင်ရည်သုံးသပ်ချက် Performance Review၊ ဝန်ထမ်းရေးရာ Personnel matters ကိစ္စများကိုတော့ ကိုယ်တိုင်ကိုင်တွယ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။အရေးမကြီးတဲ့ ရှစ်ဆယ်သော လုပ်ရပ်တွေ နှစ်ဆယ်ရာခိုင်နှုန်းသော ရလဒ်ကိုသာ ပေးပါတယ်။ဒါကြောင့် အရေးကြီးတဲ့ နှစ်ဆယ်ရာခိုင်နှုန်းသော လုပ်ရပ်တွေကို ကိုယ်တိုင်လုပ်ပြီး၊ အရေးမကြီးတဲ့ ရှစ်ဆယ်ရာခိုင်နှုန်းသော အလုပ်တွေကို Delegate လုပ်ရမှာ ခွဲဝေပေးရမှာဖြစ်ပါတယ်။
တာဝန် ဘယ်လိုခွဲဝေအပ်နှင်းမလဲ
တာဝန်ခွဲဝေအပ်နှင်းခြင်း မပြုမီမှာ ဂရုတစိုက်ဆောင်ရွက်ရမယ့် ကိစ္စရပ်များလည်း ရှိပါတယ်။
၁။ အလုပ်တာဝန်တစ်ခုကို ခွဲဝေအပ်နှင်းတော့မယ်ဆိုရင် သင့်တော်မယ့်သူကို ဂရုတစိုက်ရွေးချယ်ဖို့ လိုပါတယ်။အမှားအယွင်းဖြစ်နိုင်ခြေကို ကြိုတင်စဉ်းစား အကဲဖြတ်ဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။
(Choose carefully who you delegate a task to. Assess the probability of things going wrong.)
၂။ ရှင်းရှင်းလင်းလင်း သတ်မှတ်နိုင်တဲ့ အလုပ်မျိုးကိုသာ တာဝန်ခွဲဝေအပ်နှင်းသင့်ပါတယ်။လိုချင်တဲ့ရလဒ်နဲ့ အချိန်ကာလသတ်မှတ်ချက်ကို တိတိကျကျသတ်မှတ်မပေးနိုင်ရင် အဲဒီအလုပ်အောင်မြင်ဖို့ မလွယ်ပါ။အောင်မြင်မယ်လို့ မျှော်လင့်မထားသင့်ပါ။အောင်မြင်ချင်ရင် အလုပ်ကို တိတိကျကျသတ်မှတ်ပေးဖို့လိုပြီး လိုချင်တဲ့ရလဒ် ကြာမြင့်မယ့်အချိန်ကာလတွေကို တိတိကျကျသတ်မှတ်ပေးမှသာ မျှတပါလိမ့်မယ်။
(Only delegate tasks that can be clearly defined. If you can’t specify the desired outcome and timeframe, it is unreasonable to expect someone to succeed.)
၃။ အချိန်ကုန်တဲ့အလုပ်များ၊ ထပ်တလဲလဲလုပ်ရတဲ့ အလုပ်များကို လွှဲအပ်ပါ။
(Delegate time-consuming, recurring tasks.)
၄။ မှတ်တိုင်များ၊ လုပ်ငန်းလုပ်ထုံးလုပ်နည်းများ၊ အရင်းအမြစ်များနှင့် ရက်သတ်မှတ်ချက်များကို ညှိနှိုင်းသတ်မှတ် သဘောတူညီမှု ယူပါ။
Establish and agree on milestones, working procedures, resources, and deadlines.
၅။ သင်တာဝန်လွှဲအပ်မယ့် သူ့ရဲ့လက်ရှိအလုပ်တွေအပေါ်မှာ သင့်အမြင် သင့်နားလည်သိရှိမှုကို မျှဝေပါ။သူ့အမြင် သူ့နားလည်မှုကို စစ်ဆေးပါ။
Check that the person to whom you are delegating shares your understanding of the task in hand.
၆။ တိုးတက်မှုကို စောင့်ကြည့်ပြီး ပံ့ပိုးမှုပေးပါ။တာဝန်လွှဲအပ်ပြီးသော်မှ သင့်ရဲ့တာဝန်ရှိမှုကို စွန့်လွှတ်၍မရပါ။
Monitor progress and provide support—you cannot abdicate responsibility after delegating.
၇။လွှဲအပ်ခြင်းဆိုတာဟာ ၎င်းတို့ရဲ့ကိုယ်ပိုင်ဖြေရှင်းချက်များကို ရှာဖွေခွင့်ပေးခြင်းဖြစ်ပါတယ်။သူတို့ဖြေရှင်းချက်များဟာ သင့်အဖြေများနဲ့ ထပ်တူထပ်မျှဖြစ်ချင်မှဖြစ်ပါလိမ့်မယ်။ သင်လက်ခံရပါလိမ့်မယ်။ဒါကိုလက်ခံထားရမှာဖြစ်ပါတယ်။
Delegating means allowing people to find their own solutions: you must accept that these will not necessarily be the same as your solutions.
၈။ အလုပ်မဖြစ်ခဲ့ရင် အပြစ်မတင်ပါနဲ့။အောင်မြင်သည်ဖြစ်စေ ဆုံးရှုံးသည်ဖြစ်စေ သင့်တာဝန်လို့ ခံယူရပါမယ်။တာဝန်ခံရပါမယ်။တာဝန်ရှိကြောင်း သတိရပါ။
Don’t apportion blame if things don’t work out: remember it is you who shoulders responsibility for ultimate success or failure.
ကိုယ်တာဝန်လွှဲအပ်ရမယ့်သူကို ဂရုတစိုက်ရွေးချယ်
တာဝန်ခွဲဝေဆောင်ရွက်မယ် တာဝန်တစ်ခုကို လွှဲအပ်တော့မယ်ဆိုရင်တော့ ကိုယ်တာဝန်လွှဲအပ်ရမယ့်သူကို ဂရုတစိုက်ရွေးချယ်ဖို့ လိုအပ်ပါလိမ့်မယ်။အကဲဖြတ်ဖို့ လိုအပ်ပါလိမ့်မယ်။
တာဝန်ခွဲဝေဆောင်ရွက်မယ်လို့ ရည်ရွယ်ထားတဲ့ အလုပ်တာဝန်တစ်ခုကို အသင့်တော်ဆုံးသူကို တာဝန်ပေးရွေးချယ်သတ်မှတ်နိုင်ဖို့ “တာဝန်ခွဲဝေအပ်နှင်းရန် အစီအစဉ်ဇယား” “Plan to delegate” ကို သုံးဖို့ အကြံပြုလိုပါတယ်။ရည်ရွယ်ထားတဲ့သူ တစ်ဦးချင်းစီကို အချက်လက်တစ်ခုချင်းစီအတွက် စဉ်းစားသုံးသပ် အမှတ်ပေးအကဲဖြတ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ပြောခဲ့တဲ့ အစီအစဉ်ဇယားကို အသုံးပြုဖို့အတွက် .....
၁။ အဖွဲ့မှာပါတဲ့ အဖွဲ့ဝင်များအားလုံးကို စာရင်းပြုစုပါ။
၂။ ထည့်သွင်းစဉ်းစားရမယ့် အကြောင်းအရာ အချက်အလက်များကို ပြင်ဆင်ပါ။ချရေးပါ။
၃။ အဖွဲ့ဝင်တစ်ယောက်ချင်းစီကို အချက်အလက်တစ်ခုစီအလိုက် တစ်မှ တစ်ဆယ်အတွင်း
အမှတ်ပေးပါ။
၄။ အမှတ်တွေကို ပေါင်းပါ။
၅။ သင်တန်းပေးဖို့၊ အထောက်အကူပေးဖို့ လို၊ မလိုနဲ့ တိုးတက်မှု စတာတွေကို မှတ်ချက်ရေးပါ။
ဒီလေ့ကျင့်ခန်းကို လုပ်ပြီးရင် အသင့်တော်ဆုံးသူကို ရွေးချယ်လို့ ရပါပြီ။ဒါပေမဲ့ အသင့်တော်ဆုံးလူဟာ အမြဲတမ်း သိသိသာသာကြီး ပေါ်လွင်ထင်ရှားနေမှာတော့ မဟုတ်ပါဘူး။အလေ့အကျင့်များများလုပ်လာရင် တဖြည်းဖြည်းချင်း အဆင်ပြေလာပါလိမ့်မယ်။တာဝန်တစ်ခုပြီးသွားတိုင်း အစီရင်ခံစေပါ။ဆွေးနွေးသုံးသပ်ပါ။ဒီအတွက် အချိန်ပေးရပါမယ်။
“ဘာတွေကတော့ အလုပ်ဖြစ်တယ်။ဘာတွေကတော့ အလုပ်မဖြစ်ဘူး။ဘာတွေသင်ခန်းစာရလိုက်သလဲ။နောက်တစ်ကြိမ်မှာဆို ဒီထက်ပိုကောင်းအောင် ရလဒ်တွေမြင့်မားအောင် ဘာတွေကို ပြုပြင်ပြောင်းလဲလုပ်ဆောင်သင့်တယ် ပြုပြင်ပြောင်းလဲလုပ်ဆောင်ရမယ်။ဒီအလုပ်က တကယ်ကော ဒီလူနဲ့သင့်တော်ရဲ့လား” စတာတွေကို ဆွေးနွေးသုံးသပ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။
လူမှန် နေရာမှန် ရွေးချယ်ပြီး ကောင်းမွန်စွာ တာဝန်လွှဲအပ်ဆောင်ရွက်နိုင်ကြပါစေ၊ ကြီးမားတဲ့ အကျိုးသက်ရောက်မှုများ ရရှိနိုင်ကြပါစေလို့ ဆန္ဒပြုရင်း ……။
မှူးခန့်စံ
